Congresorganisatie
Met onze ervaring en nauwe samenwerking met zorgprofessionals begrijpen wij dat het organiseren van een wetenschappelijk congres vaak extra werk betekent naast de dagelijkse taken. Ons professionele team neemt graag de volledige logistieke organisatie van uw congres uit handen, zodat u zich alleen hoeft te richten op het inhoudelijke programma. We conformeren ons aan de CGR- en GMH-regelgeving en hanteren een transparante werkwijze.
Onze diensten omvatten onder andere:
- Online registratiemodule voor deelnemersregistratie, persoonlijke QR-toegangscode en verstrekken informatie over congresdetails
- Badges en deelnemersmaterialen
- On-site registratie
- Follow-up na het congres; zoals uitvragen en uitwerking evaluaties etc.
Dit zijn slechts enkele voorbeelden van registratiewerkzaamheden die kunnen worden uitgevoerd als onderdeel van de organisatie van een congres. |
- Aanvragen accreditatie voor de doelgroep(en) en bijschrijven punten binnen 1 week na afloop van het congres
- Aanvragen accreditatie bij EACCME (European Accreditation Council for Continuing Medical Education) voor buitenlandse bezoekers en sprekers
|
- Opmaak programma en tijdschema
- Abstracthandling module
- Afstemming met sprekers, dagvoorzitters en moderatoren
- Regelen van reis- en hotelarrangementen
|
- Creëren van visuele identiteit en PR in samenwerking met digitale en grafische partners
- Ontwerpen van (digitaal) promotiemateriaal (save the date/ uitnodiging/ posters) door ervaren grafisch vormgevers
- Beheer van congreswebsite en actieve betrokkenheid op sociale media
- Ondersteuning bij publicatie van definitieve programma's, abstractboeken, verslagen en mobiele apps
|
- Zoeken, onderhandelen, boeken van congreslocaties en -voorzieningen binnen het budget van de opdrachtgever
- Afstemming met AV-partners voor technische ondersteuning
|
|
Tijdens het congres kunnen sponsoren de gelegenheid krijgen om zich te presenteren bij de doelgroep. Wij beschikken over een uitgebreid netwerk van potentiële sponsoren. Door onze ruime ervaring in medische congresorganisatie zijn wij goed bekend met sponsor wet- en regelgeving. |
- Beheren en bewaken van budgetten en uitgaven
- Opstellen gedetailleerde eindbegroting
|
- Coördinatie en beheer van het draaiboek
- Opstellen van gedetailleerde zaalindelingen en tijdschema's
- Efficiënte en gastvrije ontvangst en registratie van deelnemers, sprekers, sponsoren en overige genodigden
- Aanspreekpunt voor sprekers, voorzitters, deelnemers, sponsoren en overige genodigden
- Hands-on team dat zorgt voor een zorgeloze ervaring gedurende de hele congresdag
|
|
Voor sociale bijeenkomsten vóór, tijdens of na het congres, luisteren wij naar uw wensen en maken wij een op maat gemaakt plan. |
Naast het volledig organiseren van congressen, bieden wij ook flexibiliteit door specifieke delen van de congresorganisatie op maat voor u te regelen.
Interesse?
Als uw interesse is gewekt, neem dan gerust contact met ons op. We kijken ernaar uit om van u te horen en helpen u graag verder!
